Kommunikation via WhatsApp ist vielfach aus der Unternehmenskommunikation nicht wegzudenken, obwohl das datenschutz-konforme Nutzen im Geschäftsalltag kaum möglich ist. Wie verhält es sich, wenn Kunden oder Geschäftspartner über WhatsApp den Kontakt aufnehmen? Und ab wann gelten Nachrichten als elektronische Post bzw. Direktwerbung?
Bereits im ersten Beitrag zum Thema WhatsApp in der Unternehmenskommunikation haben wir festgestellt, dass der Messenger-Dienst ohne das Auslesen der gespeicherten Kontaktinformationen nicht sinnvoll zu nutzen ist. Das Auslesen sämtlicher Kontakte (auch jener, die selbst keinen WhatsApp-Account haben) entspricht einer Datenverarbeitung gemäß DSGVO, welche nach einer gültigen Rechtsgrundlage verlangt. Und die gibt es, auf den Punkt gebracht, in der Regel nicht.
Was, wenn der Kunde den Kontakt via WhatsApp aufnimmt?
Nimmt ein Kunde oder Geschäftspartner via WhatsApp mit Ihnen Kontakt auf, initiiert er oder sie also die Kommunikation, muss Sie der Kunde oder Geschäftspartner zuerst einmal auf WhatsApp gefunden haben. Das heißt, Sie haben WhatsApp auf Ihrem Smartphone installiert, was ich Ihnen auf dem geschäftlich genutzten Telefon grundsätzlich nicht empfehle (selbst dann nicht, wenn Sie WhatsApp ausschließlich für die private Kommunikation verwenden).
Der Datenaustausch und das Übermitteln von Kommunikationsdaten an WhatsApp (und in weiterer Folge wahrscheinlich auch an Facebook) ist – wenn die Kommunikation vom Kunden oder Geschäftspartner initiiert wird – als vergleichsweise unkritisch zu betrachten. Denn die Kommunikation findet zwischen zwei WhatsApp-Nutzern statt, die beim Installieren des Dienstes die Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformationen akzeptiert haben. Beide Seiten müssen sich also darüber im Klaren sein, dass Daten auch an Dritte übermittelt und von diesen verarbeitet sowie geteilt werden.
Auch die Tatsache, dass Daten in die USA übertragen werden, ist eher als unproblematisch anzusehen, da sich der Facebook-Konzern dem EU-Privacy Shield-Abkommen unterworfen hat.
Geht also die Kommunikation (oder sogar der Erstkontakt) via WhatsApp vom (potentiellen) Kunden oder Geschäftspartner aus, wird grundsätzlich Ihr berechtigtes Interesse eine gültige Rechtsgrundlage für das Verarbeiten der Daten und Beantworten der Nachricht darstellen. Wenn es Kunden und Geschäftspartnern möglich ist, Sie via WhatsApp zu kontaktieren (wenn Sie also WhatsApp auf Ihrem Firmentelefon installiert haben), sollten Sie auf diese Form der Datenverarbeitung in Ihren Datenschutzinformationen hinweisen.
Wie und was dürfen Sie via WhatsApp antworten?
Zur Beantwortung dieser Frage müssen wir einen Blick in das Telekommunikationsgesetz werfen, genauer gesagt in § 107 Absatz 2 und 3 TKG, denn WhatsApp-Nachrichten gelten als elektronische Post:
(2) Die Zusendung einer elektronischen Post – einschließlich SMS – an Verbraucher (…) ohne vorherige Einwilligung des Empfängers ist unzulässig, wenn
1. die Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt oder
2. an mehr als 50 Empfänger gerichtet ist.
(3) Eine vorherige Zustimmung für elektronische Post gemäß Abs. 2 ist dann nicht notwendig, wenn
1. der Absender die Kontaktinformation für die Nachricht im Zusammenhang mit dem Verkauf oder einer Dienstleistung an seine Kunden erhalten hat und
2. diese Nachricht zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen erfolgt und
3. der Kunde klar und deutlich die Möglichkeit erhalten hat, eine solche Nutzung der elektronischen Kontaktinformation von vornherein bei deren Erhebung und zusätzlich bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen.
Hat der Kunde die Kommunikation via WhatsApp initiiert, dann haben Sie die Kontaktinformation wohl „im Zusammenhang mit dem Verkauf oder einer Dienstleistung an Kunden“ erhalten – dürfen also ohne dessen vorherige Einwilligung auf Basis Ihres berechtigen Interesses antworten. Aber ab wann gilt Ihre Antwort als „Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung“ (für die Sie eine vorherige Einwilligung des Empfängers benötigen)?
Antworten ja, Direktwerbung nein!
Fragt der Kunde via WhatsApp zum Beispiel 10 Gläser Erdbeer-Marmelade an, dann dürfen Sie antworten, dass diese 10 Gläser lagernd sind und gerne bestellt werden können. Sie dürfen auch antworten, dass Erdbeer-Marmelade gerade ausverkauft ist und stattdessen 10 Gläser Marillen-Marmelade offerieren (im Sinne der „Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte“).
Antworten Sie auf die Frage nach 10 Gläsern Erdbeer-Marmelade hingegen, dass Sie zum Beispiel auch Zirbenholz-Kissen für einen geruhsamen Schlaf verkaufen, würde dies wohl schon als jene Form der Direktwerbung (= alle Informationen, die der Absatzförderung dienen) gelten, die einer vorherigen Einwilligung bedarf – denn Erdbeer-Marmelade und Zirbenholz-Kissen sind keine ähnlichen Produkte. Das mag jetzt spitzfindig klingen, aber gerade diese Abgrenzungsfrage ist im Sinne des Telekommunikationsgesetzes heikel.
Sie verstoßen übrigens gegen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp, wenn Sie illegale und unzulässige Mitteilungen, also unerlaubte Direktwerbung, versenden. Und jedenfalls müssen Sie auch dem Kunden, der via WhatsApp anfragt, bei jeder Übertragung (Nachricht) klar und deutlich mitteilen, dass er die Nutzung der elektronischen Kontaktinformation problemlos und kostenfrei ablehnen kann.
Fazit: kein WhatsApp auf Firmen-Telefonen!
Das Nutzen von WhatsApp zu geschäftlichen Zwecken widerspricht erstens den Nutzungsbedingungen von WhatsApp, und ist zweitens datenschutz-konform so gut wie unmöglich. Dazu kommen heikle Abgrenzungsfragen bezüglich elektronischer Post bzw. Direktwerbung. Meine Empfehlung daher: Auf einem geschäftlich genutzten Smartphone sollte WhatsApp erst gar nicht installiert sein.
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