Auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitern brauchen ein Hinweisgebersystem
Mit dem HinweisgeberInnenschutzgesetz, kurz HSchG, setzt Österreich die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, fristgerecht in nationales Recht um. Auch Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern müssen ab 17. Dezember 2023 ein gesetzeskonformes Hinweisgebersystem installiert haben.
Unternehmen, die zur Geldwäsche-Prävention verpflichtet sind (wie zum Beispiel Wertpapierunternehmen, aber auch Vermittler von Lebensversicherungen, Immobilienmakler und bestimmte Handelsgewerbetreibende), sind bereits seit geraumer Zeit – unabhängig von der Mitarbeiteranzahl – dazu verpflichtet, angemessene Verfahren einzurichten, über die es Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglicht ist, Verstöße intern über einen speziellen unabhängigen Kanal zu melden. Wer von diesen Verpflichteten also seine Pflichten zur Geldwäsche-Prävention erfüllt, verfügt grundsätzlich bereits über ein Hinweisgebersystem, dessen Konformität zum HSchG geprüft werden sollte.
Alle anderen Unternehmen (mit 50 bis 250 Mitarbeitern) müssen spätestens ab 17. Dezember 2023 einen wirksamen Meldekanal eingerichtet haben, der eine sichere und vertrauliche Kommunikation mit dem Whistleblower ermöglicht.
Das HSchG kennt keine Verwaltungsstrafen für Unternehmen, die ein internes Meldesystem nicht oder nicht rechtzeitig eingerichtet haben. Verwaltungsstrafen von bis zu 20.000 Euro, im Wiederholungsfall von bis zu 40.000 Euro, sind jedoch vorgesehen, wenn Unternehmen Hinweisgeber behindern oder zu behindern versuchen (z.B. durch das Nicht-Einrichten eines Meldesystems), sie durch mutwillige Verfahren unter Druck setzen, die Vertraulichkeit verletzen, oder wenn jemand wissentlich falsche Hinweise abgibt.
Die Bearbeitung von Meldungen muss neutral über einen speziellen unabhängigen Kanal erfolgen. Somit scheiden der in der Praxis gängige „Kummerbriefkästen“ und die bloße Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse für Whistleblower ebenso aus, wie die Meldungsbearbeitung durch den Unternehmensanwalt oder Wirtschaftsprüfer. Denn diesen Kanälen fehlt es an Vertraulichkeit, Sicherheit und Unabhängigkeit, zudem können Interessenkonflikte nicht gänzlich ausgeschlossen werden.
Für all jene, die weder Zeit noch Personalressourcen für ein stimmiges und wirksames Whistleblowing-Konzept haben, bieten meine Partner, die beiden Compliance-Experten Tanja und Matthias Aichinger, eine One-Stop-Solution an. The Confidant kombiniert ein professionelles, aus Österreich stammendes Softwaresystem mit persönlicher Meldungsbearbeitung durch unabhängige Experten.
Die Experten sorgen für eine kompetente und vertrauliche Meldungsbearbeitung vom Meldungseingang über die vertrauliche und sichere Kommunikation mit dem Whistleblower bis hin zur Unterstützung bei der Umsetzung von Folgemaßnahmen.
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Externer Link zum HinweisgeberInnenschutzgesetz im RIS
