Im Alltag tragen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die im Service und Verkauf tätig sind, auf Wunsch des Arbeitgebers deutlich sichtbar ihren Namen. Wir Kunden und Gäste können sie daher direkt ansprechen und damit eine persönliche Atmosphäre schaffen. So weit, so gut und sinnvoll. Aber auch DSGVO-konform? Ja und nein. Diese Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten.
Wünscht der Arbeitgeber, dass Namen von Mitarbeitern, die Kontakt zu Kunden und Gästen habe, sichtbar getragen werden, dann handelt es sich dabei um ein Veröffentlichen von personenbezogenen Daten (des Mitarbeiternamens), das automationsunterstützt (in der Personalverwaltung) zu einem bestimmten Zweck (der Möglichkeit des persönlichen Ansprechens der Mitarbeiter durch Kunden und Gäste) erfolgt. Damit fällt das sichtbare Tragen der Namen unter den weiten Begriff der Verarbeitung von personenbezogenen Daten – und damit in die Anwendbarkeit der DSGVO.
Welche Rechtsgrundlage ist denkbar?
Damit ergibt sich, wie bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten, die Frage nach der Rechtsgrundlage. Der jeweilige Dienstvertrag kann wohl nicht die Rechtsgrundlage (der Vertragserfüllung) begründen. Denn das sichtbare Tragen des eigenen Namens ist grundsätzlich nicht erforderlich, damit der Mitarbeiter die im Dienstvertrag festgehalten Pflichten und Aufgaben erfüllen kann.
Denkbar ist die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses. Dieses berechtigte Interesse des Verantwortlichen (= Arbeitgebers) kann darin bestehen, dass es der Arbeitgeber seinen Kunden und Gästen ermöglichen will, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich mit Namen anzusprechen, um damit eine freundliche, zwischenmenschliche Atmosphäre zu schaffen, die sich positiv auf die Beziehung zu den Gästen auswirken kann. Darin kann sich das berechtigte Interesse des Verantwortlichen begründen.
Überwiegt das Interesse der Mitarbeiter an Diskretion?
Zu beachten ist jedoch, dass beim Prüfen, ob das berechtigte Interesse eine wirksame Rechtsgrundlage für das sichtbare Tragen des Namens darstellen kann, die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen (= Mitarbeiter) zu berücksichtigen sind und eine einzelfallbezogene Abwägung der Interessen vorzunehmen ist. Überwiegen nämlich die Interessen der betroffenen Personen (= Mitarbeiter), dann widerspricht das dem Verarbeiten der personenbezogenen Daten in der dargelegten Form.
Mitarbeiter könnten durchaus Interesse daran haben, dass ihre vollständigen Namen nicht offengelegt werden. Die Bremer Landesbeauftragte für den Datenschutz führt dazu aus:
Hierbei befürchten Beschäftigte häufig nicht ohne Grund, dass ihre vollständigen Namen anhand öffentlicher Telefonbücher oder Suchmaschinen im Internet mit Privatanschriften verbunden und sie gegebenenfalls von Kunden, Patienten oder aufgrund anderer Kontakte belästigt werden. Auch sind anhand dieser Daten und Recherchen im Internet Profile über die betroffenen Personen möglich (Urteil des Europäischen Gerichtshofs – EuGH – vom 06.10.2015 – C-362/14). Dies kann die Grundrechte auf Achtung des Privatlebens und des Schutzes personenbezogener Daten verletzen.
Wenn, dann nur Vor- oder Nachname
Auf dieser Grundlage kommt die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Bremen zur Einschätzung, dass Arbeitgeber das Tragen eines Schildes mit dem Nachnamen des Mitarbeiters verlangen können. Das Veröffentlichen von Vorname UND Nachname hingegen geht bereits zu weit, weil es in die Interessen der betroffenen Mitarbeiter eingreift.
In diesem Zusammenhang gilt es auch den Grundsatz der Datenminimierung zu beachten. Die DSGVO besagt dazu (Artikel 5 Absatz 1 litera c), dass personenbezogene Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein“ müssen.
Um es dem Gast zu ermöglichen, die Mitarbeiter persönlich anzusprechen und damit den beschriebenen Zweck (das Schaffen einer freundlichen Atmosphäre) zu erreichen, ist ein Teil des Namens der Mitarbeiter ausreichend. Aus unserer Sicht sollte daher entweder der Vorname oder der Nachname des Mitarbeiters auf dem jeweiligen Namensschild stehen, und nicht beides.
Achtung: Widerspruchsrecht der Mitarbeiter
Werden die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter auf der Rechtsgrundlage des berechtigen Interesses verarbeitet, dann steht auch den Mitarbeitern, die in diesem Zusammenhang betroffene Personen sind, das Recht auf Widerspruch zur Verarbeitung zu! Mitarbeiter können also dem Veröffentlichen ihrer Namen und damit dem Tragen von Namensschildern jederzeit widersprechen.
Abschließend gilt es noch zu beachten, dass Mitarbeiter über dieses Verarbeiten ihrer personenbezogenen Daten (sowie das Recht auf Widerspruch) informiert werden müssen, und diese Datenverarbeitung in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden sollte.
Unfassbar, welchen Auswuchs an rechtlichen Überlegungen ein einzelner Name auf einem Schildchen auslöst, oder?
Nur ein Klick zur Newsletter-Anmeldung!
Nach Klick auf den Button können Sie mir eine Nachricht an meine Adresse jaichwillnews@andreasdolezal.at mit Ihren Kontaktdaten in der Signatur senden. Diese Nachricht verstehe ich als Ihre Zustimmung für das Zusenden von Informationen an Ihre Absender-Mailadresse sowie das Akzeptieren der Datenschutzerklärung.
Weitere interessante Beiträge: