Vor wenigen Minuten hat der Fachverband Finanzdienstleister in einer Aussendung darüber informiert, dass die ESMA angesichts der Einschränkungen wegen der Corona-Epidemie die Pflicht zur Telefonaufzeichnung gelockert hat! Hier im Folgenden der Inhalt der WKO-Aussendung:
Für Sie erreicht: Lockerungen bei Telefonaufzeichnungen
Mit tatkräftiger Unterstützung der FMA konnte erreicht werden, dass die ESMA nunmehr ein Statement veröffentlicht hat, in dem Erleichterungen bei der Anwendung der MiFID II-Anforderungen für die Aufzeichnung von Telefongesprächen im Lichte der Corona-Krise geklärt werden. Das diesbezügliche ESMA-Statement ist über folgenden Link abrufbar:
https://www.esma.europa.eu/press-news/esma-news/esma-clarifies-position-call-taping-under-mifid-ii
Die ESMA erkennt an, dass angesichts der durch den Corona-Ausbruch verursachten außergewöhnlichen Umstände Szenarien auftreten können, in denen trotz der vom Rechtsträger ergriffenen Maßnahmen die Aufzeichnung relevanter Gespräche, die von MiFID II gefordert werden, möglicherweise nicht praktikabel ist. Wenn Rechtsträger unter diesen Ausnahmeszenarien keine Sprachkommunikation aufzeichnen können, erwartet die ESMA, dass diese überlegen, welche alternativen Schritte sie unternehmen können, um die Risiken im Zusammenhang mit der fehlenden Aufzeichnung zu mindern.
In solchen Fällen – wenn Telefonaufzeichnung nicht möglich ist – sollen zumindest schriftliche Protokolle oder Notizen von Telefongesprächen bei der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden erfasst und Kunden im Vorhinein über die Unmöglichkeit der Aufzeichnung des Anrufs informiert werden. In diesen Szenarien sollen auch eine verbesserte Überwachung und Ex-post-Überprüfung relevanter Aufträge und Transaktionen sichergestellt werden.
Von Rechtsträgern wird erwartet, dass alle möglichen Anstrengungen unternommen werden, um sicherzustellen, dass die oben genannten Maßnahmen vorübergehend bleiben und die Aufzeichnung von Telefongesprächen so bald wie möglich wiederhergestellt wird.
Um Missverständnisse zu vermeiden, sei darauf hingewiesen, dass es weiterhin möglich ist, Telefonaufzeichnungen auszuschließen, wenn die relevanten Dienstleistungen (Annahme und Übermittlung von Aufträgen bei Wertpapierunternehmen) nicht über das Telefon ausgeführt werden und dies organisatorisch sichergestellt ist (wie in der Antwort auf die Praxisfrage 20 zur MiFID II erläutert).