Homeoffice, also das Arbeiten vom heimischen Arbeitsplatz aus, liegt (nicht nur zum Reduzieren sozialer Kontakte) im Trend. Vorkehrungen und Maßnahmen, die hinsichtlich Datenschutzes und IT-Sicherheit getroffen werden sollen, können Sie im ITipp „Homeoffice: So arbeiten Sie sicher von zu Hause aus“ nachlesen. Dazu ergänzend ein paar „Soft Facts“ aus meiner gelebten Praxis, denn auch im Homeoffice gilt es, Disziplin und Konzentration zu wahren. Und Pausen zu machen.
Viele von uns, auch ich als Unternehmensberater und Compliance Officer, können zahlreiche Aufgaben von zu Hause aus erledigen. Natürlich muss das grundsätzlich mit dem Arbeitgeber vereinbart werden, denn es gilt auch arbeitsrechtliche Aspekte zu beachten. Wer sich einen Heimarbeitsplatz einrichten kann, spart sich den täglichen Weg ins Büro und vom Büro nach Hause (ganz abgesehen davon, dass wir im Stau nicht die Umwelt verpesten). Bei mir sind das etwa 50 Minuten pro Arbeitstag, die ich mehr für das Arbeiten und Relaxen nutzen kann.
Die Couch ist kein geeigneter Arbeitsplatz
Der geeignete Platz für Ihr Homeoffice ist nicht die Couch im Wohnzimmer vor dem Fernseher. Und das Bett schon gar nicht. Viele von uns haben jedoch keinen eigenen Raum, der Platz für einen Schreibtisch, Laptop, Monitor, Drucker, usw. bietet. Also muss als Ersatz zum Beispiel der Esstisch herhalten. Achten Sie auf die Tisch- bzw. Sitzhöhe. Üblicherweise ist ein Esstisch höher als ein Schreibtisch, wer ergonomisch falsch sitzt, riskiert schnell Rückenschmerzen. Ein höherverstellbarer (Büro-)Stuhl schafft Abhilfe. Haben Sie diesen nicht zu Hause, tun es fürs Erste auch ein, zwei Polster auf der Sitzfläche.
Ich persönlich arbeite im Homeoffice oft auch im Stehen. Ich habe mir dazu einen Aufsatz für den Schreibtisch zugelegt, damit der Laptop entsprechend höher steht. Sie finden sicher zu Hause ein passendes Utensil (Kiste, Koffer, ein Stapel Bücher, ein niedriger Beistelltisch, usw.), um auch Ihren Laptop „höherzulegen“. Achten Sie auch dabei auf die Ergonomie. Wie auch im Sitzen sollten Ihre Arme beim Tippen einen rechten Winkel bilden.
Wichtig ist, dass Sie konzentriert und ohne unnötige Ablenkungen arbeiten können. Haben Sie einen getrennten Raum, dann schließen Sie beim Arbeiten die Tür. Lassen Sie sich weder von Mitbewohnern noch von privaten Anrufen, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten stören. Ebenso wenig wie von der Waschmaschine, dem Staubsauer oder dem kochenden Lebenspartner in der Küche. Ja, zugegeben, das kann zur Herausforderung werden, wenn ihr Lebenspartner oder ihre Kinder zu Hause sind. Aber nur ungestört können Sie konzentriert und effizient arbeiten.
Licht, Luft und die richtige Temperatur
Wie auch im Büro, sollte Ihr Arbeitsplatz gut beleuchtet sein, aber sich nicht im strahlenden Sonnenlicht befinden. Richten Sie den Bildschirm parallel zum Fenster aus oder dunkeln Sie dieses ab. Sie wissen ja aus dem Büro, dass sich direktes Sonnenlicht und starke Lichtquellen auf dem Bildschirm spiegeln und das Lesen deutlich erschweren.
Auch die Raumtemperatur und die Luftfeuchtigkeit sollten Sie beachten. Rund 21 Grad Celsius sind empfehlenswert. Um die Luftfeuchtigkeit, die gerade in den Wintermonaten vergleichsweise niedrig ist, zu erhöhen, muss es nicht gleich ein elektrischer Luftbefeuchter sein. Der Wäscheständer mit der trocknenden Wäsche tut es auch. Oder, so mache ich das im Winter fallweise, ein feuchtes Handtuch auf den Heizkörper legen. Vergessen Sie auch nicht auf regelmäßiges (Stoß-)Lüften.
Disziplin muss auch im Homeoffice sein
Auch für den Arbeitstag im Homeoffice wird der Wecker gestellt, um pünktlich wie immer aufzustehen. Arbeitstag ist Arbeitstag, auch wenn der Weg ins Büro nur ein paar Meter beträgt. Vielleicht gönnen Sie sich ein paar Minuten mehr für das Frühstück, aber auch zu Hause soll der Arbeitstag pünktlich beginnen. Bleiben Sie grundsätzlich bei Ihren üblichen Tagesrhythmus und legen Sie ebenso konsequent am Ende des Arbeitstages Laptop, Smartphone und geschäftliche Dokumente beiseite.
Legen Sie Arbeitszeiten ebenso fest wie Pausen. Grundsätzlich ist die Couch, wie eingangs erwähnt, nicht der passende Arbeitsplatz, aber es spricht nichts dagegen in der Pause auf der Couch mal kurz die Beine hochzulagern. Auch Arbeiten, die nicht die volle Konzentration erfordern, wie zum Beispiel eine Recherche im Internet, können zwischendurch von der Couch aus erledigt werden. Diese Abwechselung tut dem Bewegungsapparat gut.
Apropos Disziplin … gönnen Sie sich zwischendurch einen Snack, dann tun Sie das idealer Weise nicht direkt neben dem Laptop oder der Tastatur. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich ein wenig die Beine zu vertreten. Und seien es nur ein paar Meter durch die Wohnung, das Haus oder den Garten. Noch viel mehr als im Büro sollten Sie darauf achten, Kaffee oder Getränke ja nicht auf den Laptop oder in die Tastatur zu schütten. In der Firma können Sie sich eventuell ein Ersatzgerät oder eine neue Tastatur aus der IT-Abteilung holen, Ihr Homeoffice steht aber wahrscheinlich in der Sekunde still, weil Sie weder das Eine noch das Andere in Reserve haben.
Ordentliches Äußeres auch im Homeoffice
Gehen Sie im Pyjama oder Nachthemd ins Büro? Oder gehen Sie ungewaschen, unrasiert und unfrisiert, in ausgebeulter Jogginghose und ausgetragenem T-Shirt ins Büro? Wohl kaum. Auch im Homeoffice sollten Sie auf ein gepflegtes Äußeres achten, das Ihrem Business gerecht wird. Sie trennen damit im Kopf Arbeit von Freizeit und können konzentrierter arbeiten. Es wird kaum die Notwendigkeit für Anzug und Krawatte bestehen, aber gepflegte Hose und Hemd bei den Herren dürfen es schon sein.
Gepflegt und ordentlich sollten Sie insbesondere dann aussehen, wenn Sie mit Kollegen und Geschäftspartnern Video-Konferenzen führen. Währenddessen gilt es auch Störungen durch Mitbewohner tunlichst zu vermeiden. Ungewollte Lacher Ihrer Kommunikationspartner sind nur die geringsten Folgen (vom Wahren der Vertraulichkeit für geschäftliche Informationen ganz abgesehen). Wenn Sie im Bild sind, achten Sie auch auf den Hintergrund. Manche Anwendungen erlauben es auch, bei Videoübertragungen den Hintergrund unscharf zu machen.
Richtig kommunizieren ohne persönliches Gegenüber
Richtig kommunizieren aus dem Homeoffice will gelernt sein. Denn anders als im Büro unter Kollegen oder bei persönlichen Meetings mit Geschäftspartnern sind Sie im Homeoffice für Ihre Gesprächspartner unsichtbar. Niemand sieht, ob Sie gerade konzentriert arbeiten und Sie ein Anruf aus Ihrer Konzentration herausreißt. Lassen Sie das Telefon durchaus auch einmal klingeln und rufen später zurück. Das kommt ja auch im Büroalltag immer wieder vor.
Bedenken Sie beim Schreiben oder Beantworten von E-Mails, dass der Empfänger nichts anderes als den geschriebenen Text zu sehen bekommt. Textnachrichten transportieren nun mal keine Mimik (zum Beispiel ein Lächeln oder Schmunzeln), keinen Tonfall (der Freude oder Überraschung ausdrucken kann), keine Gestik (die den Inhalt unterstreicht) und keine Emotionen, die erkennen lassen, ob Sie oder Ihre Kommunikationspartner gerade gut oder schlecht drauf sind.
Vergreifen Sie sich per Text „im Ton“, fühlt sich der Empfänger vielleicht völlig grundlos beleidigt oder angegriffen. Aus der Entfernung, ohne persönliches Gegenüber, bekommen Sie das gar nicht mit und können daher auch nicht darauf reagieren, zum Beispiel indem Sie Ihre Aussage relativieren, zurücknehmen oder sich prompt entschuldigen. Glauben Sie mir, E-Mails im falschen „Ton“ können zu großen zwischenmenschlichen Spannungen führen, die absolut entbehrlich sind – auch unter Kollegen, die sich gut und lange kennen. Seien Sie vorsichtig beim Texten und gegebenenfalls nachsichtig. Suchen Sie das persönliche Gespräch per Telefon, um solche Spannungen möglichst schnell zu lösen.
Noch ein Tipp aus der Praxis … Emojis sind in unseren Textnachrichten zur wahren Seuche geworden. In der geschäftlichen Kommunikation haben sie grundsätzlich nichts zu suchen (es sei denn, Sie kennen Ihre Kollegen und Geschäftspartner auch einigermaßen gut privat). Bedenken Sie auch, dass nicht jeder die Bedeutung von tausenden verschiedenen Emojis, Stickern, usw. versteht (oder sie auf einem kleinen Smartphone-Display korrekt erkennen kann). Verzichten Sie beruflich lieber ganz darauf.
Übertragenes Datenvolumen einsparen
Normaler Weise machen wir uns über das Datenvolumen, das wir übertragen bzw. downloaden und beanspruchen, kaum Gedanken. Das vermehrte Arbeiten von zu Hause aus, gerade in Zeiten der Corona-Krise, Online-Schulunterricht und vermehrtes Musik- und Video-Streaming erhöhen momentan das übertragene Datenvolumen deutlich. Netzbetreiber versichern, dass die Netze stabil sind und unverändert leistungsstark bleiben, gegebenenfalls große Reserven vorhanden sind und Kapazitäten aufgestockt werden können. Trotzdem kann sparsamer Umgang mit Datenvolumina nicht schaden, denke ich. Hier ein paar Tipps:
- Traditionelles Fernsehen über Satellit, Kabel oder terrestrisch empfangen (wo das noch geht) statt Live-Streaming sowie Video on Demand bzw. TV-thek schauen in geringer Bildqualität
- Videos und Serien vorab in Randzeiten (zum Beispiel nachts) herunterladen, um das Netz in Spitzenzeiten zu entlasten, und dann offline ansehen
- Social Media und Messenger-Dienste sparsam nutzen und Datennutzung von Apps, die oft im Hintergrund laufend Daten übermitteln, einschränken
- Bandbreite beim Hören von Musik reduzieren, auf Musik-Videos (zum Beispiel über YouTube) verzichten, wenn es nur um die Musik geht
Apropos übertragenes Datenvolumen …
Schalten Sie Alexa & Co. im Homeoffice aus!
Auf die Risiken beim Nutzen digitaler Sprachassistenten wie zum Beispiel Alexa, Google Home und Apples HomePod habe ich ja bereits hingewiesen (hier zum Nachlesen: Digitale Sprachassistenten: Risiken beim Nutzen von Alexa & Co.) Um ganz sicher zu gehen, dass diese elektronischen Ohren beim Telefonieren oder während einer Video-Konferenz nicht mitlauschen und vertrauliche Daten und Informationen übertragen, sollten Sie diese Geräte sicherheitshalber ausschalten. Wobei – da haben Kritiker, die diesen Ratschlag für übertrieben halten, schon Recht – grundsätzlich auch Smartphones unbemerkt lauschen können.
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