Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationssicherheit des deutschen Bundeslandes Rheinland-Pfalz, also die dortige Datenschutzbehörde, schenkt uns auf seiner Internetseite einen DSGVO-Adventkalender, an dem wir jeden Tag ein Türchen öffnen können. Mit einer spannenden Frage beschäftigte sich Türchen Nr. 2: Wie sollten Unternehmen Weihnachtsgrüße datenschutzgerecht versenden?
Auf Freundlichkeit, Tradition und höfliches Benehmen nehmen die Datenschutz-Bestimmungen (und auch das Telekommunikationsgesetz) keine Rücksicht. Für das Verarbeiten von Daten muss es eine gültige Rechtsgrundlage geben. Punkt. Einfach nur so, weil Sie gerade daran denken, dürfen Sie Ihren Mitarbeitern weder zum Geburtstag gratulieren, noch Ihren Kunden und Geschäftspartnern Frohe Weihnachten wünschen.
Sind Weihnachtsgrüße überhaupt noch erlaubt?
Grundsätzlich stellt die deutsche Aufsichtsbehörde fest, dass Weihnachtspost – unabhängig davon, ob sie traditionell per Briefpost oder elektronisch als E-Mail verschickt wird – als Instrument der Kundenbindung zu sehen ist und daher eine Form von Werbung darstellt. Damit wird die Sache aber noch diffiziler als von der Behörde in Türchen Nr. 2 dargestellt. Denn Werbung an Kunden bedingt die Unterscheidung zwischen:
Weihnachtsgrüße per Brief oder per E-Mail
Weihnachtsgrüße, die Sie per Post verschicken, liegen aus Sicht der deutschen Behörde im berechtigten Interesse des Verantwortlichen. Die Rechtsgrundlage stützt sich folglich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wobei nicht vergessen werden darf, dass hierfür eine Abwägung der Interessen (Verantwortlicher vs. Betroffener = Empfänger der Weihnachtsgrüße) durchzuführen ist. In der Regel wird diese Interessenabwägung zu Gunsten des verantwortlichen Unternehmers ausfallen.
Das elektronische Versenden von Werbung – und als solche gelten unsere Weihnachtsgrüße wie wir festgestellt haben – lässt sich allerdings nicht durch berechtigtes Interesse begründen. Elektronischer Versand von Werbung per E-Mail bedingt eine Einwilligung im Sinne von § 107 Telekommunikationsgesetz. Nur wenn Unternehmen Ihre Kunden über den Versand von Werbung informiert und eine diesbezügliche Einwilligung eingeholt haben (was in der Regel bereits beim Erheben der personenbezogenen Daten bzw. dem Geschäftsabschluss geschieht), darf Werbung per E-Mail verschickt werden.
Möglichkeit zum Widerruf auch per Post erforderlich
Sowohl beim Versand der Weihnachtsgrüße per Post als auch beim elektronischen Versand per E-Mail muss der Empfänger die Möglichkeit haben, dem zukünftigen Versand bzw. Erhalt von Werbung = Weihnachtsgrüßen zu widersprechen. Auch wenn ein vorgedruckter Satz in der Art „Sie können dem Versand unserer Weihnachtsgrüße jederzeit widersprechen“ in der womöglich handgeschriebenen Weihnachtskarte komisch aussieht, rein rechtlich sollte er sein. Erhalten Sie so einen Widerruf, dann dürfen Sie dem Betroffenen auch keine Weihnachtsgrüße mehr senden (weder per Post noch per E-Mail).
Das alles mag überschießend klingen, aber de facto stellt sich der Sachverhalt nun mal so dar. Wenn Sie bis hierher noch nicht genug Kopf geschüttelt oder geschmunzelt haben, dann empfehle ich Ihnen diesen Beitrag hier: Dürfen Sie Mitarbeitern und Kunden zum Geburtstag gratulieren?
FROHE WEIHNACHTEN UND EINEN GUTEN RUTSCH IN EIN GESUNDES UND ERFOLGREICHES NEUES JAHR!
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