In Artikel 13 besagt die DSGVO: „Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten Folgendes mit: (…)“
Ja, betroffene Personen sind also bereits beim Erheben der personenbezogenen Daten aktiv zu informieren, und nicht erst auf Nachfrage.
Darüber wann und wie zum Beispiel bestehende Kunden informiert werden müssen, trifft die DSGVO keine Aussage. Laut Meinung der WKO wird es nicht ausreichen, die Informationen (Datenschutzerklärung) lediglich auf der Internetseite zu veröffentlichen, aber ansonsten den Betroffenen keinen Hinweis zu geben, wo sie zu finden sind. Empfehlenswert erscheint der WKO den Link, der direkt zur Datenschutzerklärung auf Ihrer Internetseite führt, in der E-Mail Signatur zu verankern.
Bezüglich Art der Informationserteilung sieht die DSGVO vor, dass der Verantwortliche die erforderlichen Informationen in leicht zugänglicher Form in klarer und einfacher Sprache bereitstellen muss (Artikel 12 Ziffer 1 DSGVO). Eine Kontrolle, ob die Betroffenen die Datenschutzmitteilung auch tatsächlich lesen, ist nicht erforderlich und muss auch nicht technisch (etwa durch Anklicken oder eine Check-Box) sichergestellt oder belegt werden.
Ein Bereitstellen der Datenschutzerklärung kann u.a. so erfolgen:
- Wenn die Daten auf einer Website erhoben werde: durch Verlinkung der Datenschutzerklärung in der Fußzeile jeder Seite der Website.
- Wenn Mitarbeiterdaten verarbeitet werden: durch a) Aushang am schwarzen Brett, b) Verlinkung an prominenter Stelle im Intranet, sofern dieses von allen Mitarbeitern regelmäßig verwendet wird, oder durch Aussendung der Datenschutzmitteilung an alle Mitarbeiter per E-Mail.
- Wenn personenbezogene Daten im Rahmen eines Telefongespräches erhoben werden: durch Verweis auf eine online leicht zugängliche Datenschutzerklärung, sofern zumindest die wesentlichen Eckpunkte der Verarbeitung unmittelbar im Gespräch offengelegt werden: a) die Identität des Verantwortlichen, b) die Verarbeitungszwecke und c) die Identität dritter Verantwortlicher, an die die Daten übermittelt werden sollen.
- Wenn die Betroffenen gebeten werden, ein Formular auszufüllen: durch Abdruck der Datenschutzerklärung auf der Rückseite des Formulars, sofern sich auf der Vorderseite ein Hinweis hierauf findet.
- Wenn eine Videoüberwachung durchgeführt wird: durch a) Aushang eines Schildes, das sofort erkennbar auf die Videoüberwachung hinweist (z.B. das in DIN 33450 definierte Piktogramm). und b) Aushang eines Hinweises, der die Identität des Verantwortlichen offenlegt (§ 13 Abs 5 DSG) und erläutert, wie detaillierte Informationen zur Videoüberwachung erlangt werden können (z.B. „Dieses Geschäft wird videoüberwacht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Geschäftsleitung. ABC GmbH.)
In jenen Fällen also, in denen die vollständige Offenlegung aufgrund faktischer Einschränkungen nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist, können die erforderlichen Informationen somit stufenweise erteilt werden:
In einem ersten Schritt sind die absolut notwendigen und möglichen Informationen zu erteilen und bekanntzugeben, wo dem Betroffenen in einem zweiten Schritt weitergehende Angaben zur Verfügung stehen.
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